Van elk bedrijf of ondernemer wordt verwacht dat er een administratie wordt bijgehouden van waaruit aan diverse verplichtingen zoals de belastingaangifte voldaan kan worden.

Niet elke ondernemer steekt even veel tijd in het bijhouden van de financiële administratie. Wat men zich hierbij niet realiseert is dat het bijhouden hiervan niet alleen voordeel oplevert om de belastingaangifte te kunnen verzorgen. Een ander voordeel van een verzorgde financiële administratie is namelijk dat er veel inzicht in de financiële situatie van het bedrijf kan worden verkregen. Daarnaast is het ook niet onbelangrijk dat met een goed geregelde administratie, bijvoorbeeld een aanvraag voor krediet eenvoudiger te verkrijgen is doordat er een duidelijk financieel overzicht aan ten grondslag ligt.

Uitbesteden van de financiële administratie
De ondernemer die zelf onvoldoende kennis en inzicht heeft van de financiële administratie en ook geen mogelijkheid ziet om deze kennis op te doen, kan overwegen om deze uit te besteden aan een administratiekantoor. Hierbij kan er een keuze worden gemaakt tussen het helemaal uitbesteden of een deel uitbesteden. Overigens zijn er wel eenvoudige software programma's voor het bijhouden van de financiële administratie, zonder dat er diepgaande kennis van is vereist. Ook is het mogelijk te kiezen voor een online financiële administratie, waarbij de boekhouder ondersteuning kan verlenen vanuit het eigen kantoor, omdat er directe toegang is tot de administratie.

Kenmerken van de financiële administratie
Hier zullen een aantal kenmerken van de financiële administratie nader worden toegelicht, zodat duidelijk wordt waarmee rekening gehouden moet worden.
• In principe geldt er voor elke ondernemer en bedrijf de wettelijke verplichting om een financiële administratie van het bedrijf bij te houden en geldt er ook een bewaarplicht voor de gegevens.
• De bewaarplicht voor gegevens uit de financiële administratie heeft onder meer betrekking op alle financiële gegevens zoals facturen, kassabonnen en afschriften van de bank. Ook voor zover het gegevens betreft die betrekking hebben op het privégebruik van diensten of goederen geldt de bewaarplicht. Verder zal het overzicht bewaard moeten worden van alle bezittingen en schulden, vorderingen en verplichtingen.
• Bovengenoemde gegevens, zijn onder meer van belang voor de verplichtingen die gelden voor de aangifte van de omzetbelasting en de inkomstenbelasting.