Het is wettelijk verplicht om als ondernemer een administratie bij te houden die onder meer de basis zal vormen voor de belastingaangifte.

Een specifiek deel van de administratie is de btw administratie.

De Belastingdienst kent een btw nummer toe aan de bedrijven en ondernemers die geacht worden een btw administratie te voeren. Ook freelancers kunnen afhankelijk van het soort werkzaamheden dat verricht wordt, verplicht worden een btw administratie bij te houden. De belastingdienst zal in een dergelijke situatie beoordelen of de freelancer daartoe verplicht is.

De administratie en btw
De btw administratie komt er in het kort op neer dat er een overzicht moet worden verwerkt in de administratie van de facturen die binnenkomen en de facturen die de deur uitgaan. Als er leveringen plaatsvinden of diensten tussen een ondernemer en de afnemer ervan dan kan de laatstgenoemde de btw in aftrek brengen en is de leverancier btw verschuldigd. Hiervoor moet de btw wel in de administratie worden opgenomen. Het is voor de ondernemer wel van belang dat de factuur met btw duidelijk is opgesteld om voor de aftrek van de btw in aanmerking te komen. Overigens vindt de btw aangifte periodiek plaats over bepaalde tijdvakken en moet elektronisch geschieden.

Het bijhouden van de btw administratie 
Hier zullen een aantal kenmerken nader worden toegelicht, zodat er inzicht ontstaat in de wijze waarop de btw administratie kan worden bijgehouden.
• Een van de kenmerken van de btw administratie is dat er per periode een aantal gegevens geadministreerd dienen te worden in bijvoorbeeld een kasboek, inkoopboek, verkoopboek en bankboek.
• De gegevens die in de administratie van btw moeten worden opgenomen zijn onder meer de inkomende en uitgaande facturen, uitgaven, kasontvangsten en ook het eventuele privégebruik van diensten en goederen.
• Een van de opties om de gegevens met betrekking tot de btw in de administratie op te nemen is de zogenaamde netto-netto boeking. Als deze manier van administreren gehanteerd wordt dan zal de toegekende waarde van de diensten en leveringen exclusief de btw ingeboekt worden en wordt de btw niet op de verlies- en winstrekening weergegeven.
• Doordat er periodiek aangifte moet worden gedaan met betrekking tot de btw is het van belang dat de administratie steeds wordt bijgehouden, zodat het eenvoudiger wordt om aangifte te doen. Voor de btw administratie kan gebruik worden gemaakt van bepaalde software programma's voor de boekhouding.